ASSISTENTE VIRTUALE, UNA
PROFESSIONE IN NETTA CRESCITA

Il mondo del web l’ha sempre incuriosita, affascinata, fin da giovane. Gloria Paoloni, manager nell’area digital, inizia a occuparsi della rete con una prima collaborazione in una piccola agenzia di comunicazione in Piazza di Spagna, a Roma, durante gli studi universitari. Si occupa di articoli per una rivista online. Nel contempo conclude gli studi e si laurea in giurisprudenza, ma l’impatto con la rete è rimasto amore a prima vista, in quanto ritiene da subito che quel mondo sia luogo dove poter esprimere le proprie passioni e che permetta di creare un proprio percorso professionale, con dedizione e pazienza.

Gloria, come mai, dopo una laurea in giurisprudenza, ha deciso di dedicarsi al web?

Se da un lato la laurea in giurisprudenza mi ha permesso di incrementare le mie capacità organizzative e metodologiche, dall’altro lato le competenze maturate in agenzia e, poi, in studi professionali e in azienda, mi hanno permesso di unire tutte le tessere del puzzle per dare vita al mio progetto online in qualità di assistente virtuale. Ritengo che sia stato un percorso naturale, il proseguimento del mio percorso di studi universitari e, successivamente, delle mie esperienze professionali: in primis, le qualità organizzative mi hanno permesso di anticipare di sei mesi la laurea ed era un peccato non sfruttare e migliorare questa attitudine offrendo servizi di assistenza online dove l’organizzazione è fondamentale; in secundis, volevo creare un mio percorso imprenditoriale che mi appagasse.

Lei si definisce Assistente virtuale. Cosa significa?

Per me essere Assistente Virtuale non è solo una professione quanto un modus vivendi. Affianco aziende, enti, liberi professionisti occupandomi della loro gestione amministrativa tout court e della loro immagine digitale, attraverso l’utilizzo di software gestionali e la cura delle loro pagine social con il duplice obiettivo di aiutarli ad aumentare il loro business e, al contempo, facendoli risparmiare sui costi fissi. Lavoro esclusivamente da remoto e offro il mio supporto online. Voglio chiarire un aspetto fondamentale: l’assistente virtuale non compila un excel. L’assistente virtuale compila un excel e trova il modo per aggiungere tasselli importanti nella programmazione delle attività successive, in modo autonomo, al fine di migliorare i processi ed i flussi di lavoro, come la pianificazione e l’organizzazione del lavoro, il coordinamento e il mantenimento di archivi e database, la cura dei rapporti con team, clienti e fornitori. Facendo un parallelismo, gli Office Manager di aziende offline vengono selezionati tenendo conto delle loro caratteristiche professionali. Se devono ricoprire ruoli come responsabile o assistente amministrativo, spesso devono essere in possesso di un titolo accademico: i più richiesti sono quelli ad indirizzo economico o giuridico.

In che modo il lavoro digitale è utile per le aziende, le associazioni e i liberi professionisti?

Sono dell’idea che il lavoro digitale non sia solo utile, quanto fondamentale. Ad esempio, delegare permette di concentrarsi sulle attività principali e permette al cliente di aumentare il volume di affari, soprattutto se è possibile farlo da remoto. Grazie alle tecnologie digitali si è sempre in contatto: niente tempi d’attesa, niente costi d’ufficio, niente spostamenti: cosa c’è di meglio?

È chiaro che l’assistenza sulla comunicazione social si può e di solito si fa da remoto in modo virtuale. Ma come si può gestire in una maniera virtuale l’assistenza amministrativa, visto che consiste da coordinamento delle attività contabili, tutta la documentazione, i contatti con clienti e fornitori?

È più semplice di quanto si pensi! Personalmente, ogni volta che inizio una nuova collaborazione, scelgo o consiglio al cliente gli strumenti da utilizzare, in particolar modo le piattaforme basandomi su quelle che sono le sue singole necessità. Se il cliente ha già una piattaforma operativa efficiente, utilizzeremo quella senza problemi. Ad esempio, fatture incloud, zucchetti, fattura24 sono solo alcune piattaforme per la fatturazione. In base alla singola esigenza definisco i modi più opportuni e comodi per condividere i file e condividere il materiale. Infine, al termine di ogni mensilità invio un report riassuntivo, contenente il resoconto di quanto svolto.

Hai pubblicato un libro in material social. Quanto è importante comunicare online per un’assistente virtuale?

Tanto, tantissimo! Il libro che ho scritto riguarda il mondo social per strutture extralberghiere, un ambito di cui mi sono appassionata avendo alcuni clienti nel settore. In qualità di assistente virtuale modero e gestisco community online, sia su Facebook, sia su Instagram. Comunicare sul web è davvero importante e, per un’assistente virtuale, risulta necessario. L’online è la mia vetrina, del resto! Sui miei canali social parlo del mondo dell’assistenza virtuale, facendo conoscere anche il dietro le quinte della vita da assistente virtuale con l’hashtag #vitadaassistentevirtuale.

A proposito, com’è la giornata tipica di un’assistente virtuale?

Sveglia presto, per organizzare i vari impegni ed avere una visione di insieme. Amo gestire le attività attraverso il mio Planner della Produttività: mettere tutto nero su bianco è sempre la soluzione migliore (lo puoi trovare su Amazon: https://amzn.to/3FXTcLm)! Poi lavoro sui singoli progetti tenendo conto delle priorità durante la mattinata. Nel pomeriggio preferisco invece dedicare tempo alle call di lavoro, consulenze one-to-one o webinar di formazione. Nel weekend invece spesso dedico del tempo alla scrittura di nuovi contenuti per le mie pagine social.

Pensa che in futuro gran parte dei servizi amministrativi si faranno solo in maniera virtuale?

Faccio questo lavoro dal 2016. Dire che c’è stato un incremento di queste attività negli ultimi due anni è sotto gli occhi di tutti. Eppure, 6 anni fa, quando mi è venuto in mente di offrire i miei servizi online, ho trovato tanto scetticismo. Adesso lo scetticismo è diventato interesse e curiosità ed erogo anche corsi di formazione per chi vuole lavorare online. La tecnologia è uno strumento prezioso; all’estero l’Assistente Virtuale è una professione conosciuta da decenni. Ritengo che nei prossimi anni sarà un’abitudine comune usufruire di servizi amministrativi virtuali, anche in Italia.

www.lavorodigitaleonline.com

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